Главная » Верхняя навигация » Об Управлении » Регламент работы

Регламент работы

РЕГЛАМЕНТ
работы Управления энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Алматинской области

 
1. Общие положения
1. Государственное учреждение «Управление энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Алматинской области» (далее - Управление) является государственным органом, осуществляющим руководство в сферах энергетики и жилищно-коммунального хозяйства.
Управление возглавляет руководитель (далее - руководитель).
2. Состав управления формируется руководителем из 2 заместителей руководителя, начальников отдела, главных специалистов и ведущих специалистов, финансируемых из местного бюджета. Штатное расписание ежегодно согласовывается решением сессии областного маслихата и утверждается Акиматом области.
3. Регламент работы Управления определяет основной порядок и принципы деятельности управления в соответствии с возложенными на него задачами и функциями, и направлен на обеспечение слаженной работы отделов, а также на повышение ответственности работников аппарата управления. Регламент утверждается приказом руководителя Управления. Внесение изменений и дополнений в Регламент производится аналогично.
4. Управление осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, Законами Республики Казахстан, актами Президента Республики Казахстан и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, Положением об Управлении, планами работы Управления (на год, полугодие, квартал)а также настоящим Регламентом.
Обращения государственных органов, а также иных юридических и физических лиц, в области реализации государственной политики и координации выполнений по вопросам энерго-тепло-водоснабжения и водоотведения, а также в сфере жилищно-коммунального хозяйства, обращения с коммунальными отходами в пределах границ (черты) населенных пунктов области входящим в компетенцию Управления, рассматриваются соответствующими отделами.
5. С настоящим Регламентом вновь принятых работников знакомят (под роспись) начальники отделов Управления.
6. Ведение делопроизводства Управления и обработка корреспонденции, поступающей в Управление, возлагается на административно-финансовой отдел управления и осуществляется на основании номенклатуры утверждаемой приказом руководителя Управления и согласованной в установленном порядке с Управлением архивами и документацией Алматинской области.
7. Контроль исполнения планов Управления, состояние исполнительской дисциплины Управления осуществляется на аппаратных совещаниях. При этом контроль своевременного выполнения поручений Администрации Президента, Правительства РК и других вышестоящих органов, Акимата области, руководства Управления и других заданий с контрольными сроками исполнения, осуществляет внутренний контроль и административно-финансовый отдел управления, отдел докладывает на аппаратных совещаниях о ходе выполнения планов работы и контрольных документов.
8. Распределение обязанностей между руководителем Управления и заместителем, взаимозаменяемость руководства Управления определяется приказом руководителя Управления.
9. Возмещение расходов работникам Управления, направляемым в служебные командировки в пределах Республики Казахстан, осуществляется в порядке, предусмотренном Правилами о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан от 22 сентября 2000года №1428.
Регистрация командировочных удостоверений лиц, направляемых в командировку, ведется в специальном журнале, по форме, согласно приложениям к Правилам о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан от 22 сентября 2000года №1428.
По возвращению из командировки работники обязаны в течение 5 (пяти) рабочих дней сдать авансовый отчет о фактических расходах денежных средств в административно-финансовый отдел. К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и расходах по проезду.
10. В Управлении образуются Коллегия, Экспертные советы и иные консультативно-совещательные органы.
Порядок организации и деятельности Коллегии и Экспертного Совета регламентируется Положениями, утвержденным в установленном порядке.
11. Руководитель Управления и заместитель начальника рассматривают дела об административных правонарушениях в соответствии с Кодексом Республики Казахстан об административных правонарушениях.
 
2. Планирование и организация работы
12. Аппарат Управления организует свою деятельность на основании Положения об Управлении, утвержденного Постановлением Акимата области от 11 марта 2013 года №76.
13. Управление осуществляет свою деятельность в соответствии с планами работы, которые составляются на год и полугодие. Работу по составлению планов координирует административно-финансовой отдел.
14. Отделы Управления до 25 числа месяца, предшествующему планируемому периоду, представляют заместителю начальника предложения согласно плана и вопросы, вносимые отделом, для рассмотрения на заседании Коллегии.
15. Планы работы Управления утверждаются руководителем Управления и до первого числа месяца планируемого периода направляются по отделам.
16. Отчетная информация отделов по исполнению плана Управления подписывается начальниками отделов и заместителем начальника, и представляются внутреннему контролю управления и в административно-финансовый отдел за 3 (три) дня до срока указанного в плане Управления.
17. Отчеты Управления обобщаются административно-финансовым отделом и подписываются руководителем Управления.
18. Контроль за сроками исполнения пунктов плана осуществляет внутренний контроль управления.
 
3. Распорядок работы
19. В аппарате Управления установлен 8 – часовой рабочий день. Начало работы в 9-00 часов. Прибытие на работу в 8-45 часов. Обеденный перерыв с 13-00 часов до 14-30 часов. Окончание работы в 18-30 часов.
20. Выходные дни – суббота, воскресенье. По мере необходимости руководитель Управления вправе потребовать от работников выхода на работу в выходные и праздничные дни. Работники имеют право на отгулы за работу в сверхурочное время.
21. Табель учета рабочего времени ведет начальник административно-финансовой отдела.
22. График отпусков работников утверждается руководителем Управления ежегодно, не позднее 10 января текущего года.
23. Очередность предоставления отпусков работникам отдела равномерно в течение года устанавливают начальники отделов.
24. Время предоставления отпусков заместителю и начальникам отделов устанавливает руководитель.
25. В случае необходимости в приемной начальника организуется дежурство. Ответственный дежурный принимает оперативные меры для решения вопросов, возникающих в ходе дежурства, своевременно информирует руководство Управления о принятых мерах.
26. О ходе дежурства делаются соответствующие записи в журнале (пронумерованном, прошнурованном).
 
4. Порядок подготовки и проведения заседаний Коллегий
27. Коллегия Управления является консультативно-совещательным органом при руководителе Управления, который утверждает её состав и Положение.
28. Функциями Коллегии являются: выработка предложений и мер по наиболее важным направлениям деятельности Управления, а также обсуждение вопросов перспективной работы Управления, требующих принятия коллегиального решения.
29. На рассмотрение Коллегии выносятся основные вопросы деятельности Управления по выполнению возложенных на него задач. Перечень вопросов, выносимых на заседание Коллегии, составляется на основе предложений отделов Управления и утверждается председателем Коллегии Управления.
30. Заседания Коллегии Управления проводятся не реже одного раза в полугодие. В случае необходимости могут быть проведены внеочередные заседания Коллегии.
31. Заседания Коллегии могут быть открытыми и закрытыми. Закрытыми, признаются заседания Коллегии, в которых принимают участие Председатель и члены Коллегии, а также приглашенные лица.
32. Заседания ведутся на государственном и русском языках.
33. Повестка дня формируется исходя из утвержденного перечня вопросов. С разрешения председателя Коллегии в повестку могут быть включены дополнительные вопросы.
34. Подготовленные к рассмотрению на заседании Коллегии материалы: справка, подписанная руководителем соответствующего отдела Управления, аналитические материалы, и другие документы, относящиеся к рассматриваемому вопросу, передаются секретарю Коллегии не позже, чем за четыре дня до начала заседания.
35. Секретарем Коллегии материалы передаются членам Коллегии и другим приглашенным лицам, не позднее, чем за два дня до заседания.
36. Решения, принятые на Коллегии, оформляются постановлением Коллегии Управления.
37. По вопросам, возникшим в ходе обсуждения и вынесенным на заседание Коллегии, не требующим принятия постановления Коллегии, вносится протокольная запись.
38. Протокол и постановления Коллегии оформляются в течение двух дней со дня проведения заседания Коллегии.
39. Протокол Коллегии подписывается председателем Коллегии.
40. Контроль за исполнением постановлений, принятых на Коллегии возлагается на заместителя начальника Управления.
41. Ежеквартально секретарем Коллегии готовятся справки о ходе выполнения принятых постановлений Коллегии и вносятся на рассмотрение руководителю Управления, в его отсутствие - заместителю.
 
5. Порядок подготовки и проведения семинаров, совещаний, встреч и других мероприятий
42. В целях оперативного руководства работой Управления, повышения персональной ответственности, еженедельно, в понедельник в 11-00 часов, руководителем Управления проводится планерное совещание, в его отсутствие – заместителем.
43. На планерном совещании присутствуют заместитель начальника, начальники отделов, все специалисты управления. При необходимости могут быть приглашены ответственные работники других Управлений и учреждений.
44. Руководство информирует работников аппарата о важнейших решениях Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Акима области, определяет задания отделам.
45. Начальники отделов информируют о проделанной работе по исполнению плана работы Управления, выполнении контрольных документов, отчитываются о выполнении протокольных решений и поручений начальника.
46. Задания, замечания, высказанные начальником на планерном совещании, отражаются в протоколе, который ведут согласно графика поочередно отделы управления.
47. Протокол планерного совещания в течение дня направляется заместителям и начальникам отделов.
48. В целях повышения исполнительской дисциплины, ответственности каждого работника, начальники отделов еженедельно доводят до сведения каждого работника протокольные решения планерного совещания.
49. Участие средств массовой информации в проводимых Управлением пресс-конференциях, круглых столах и иных мероприятиях, а также предоставление им копий материалов и документов осуществляется только с разрешения руководителя Управления.
50. Формирование повестки дня, списков приглашенных, тиражирование материалов, их рассылку, оповещение и регистрацию участников семинара (совещания, конференции, круглого стола, иных мероприятий), обеспечение участия приглашенных лиц и другие протокольные мероприятия осуществляют сотрудники отдела, ответственного за организацию и проведение семинара (совещания, конференции, круглого стола, иного мероприятия).
51. Протоколы мероприятий, в том числе оперативных, ведутся сотрудником отдела, ответственного за проведение мероприятия.
52. Оформление и подписание протокола осуществляется в течение двух рабочих дней после завершения работы семинара и иного мероприятия.
53. Протокол подписывается лицом, проводившим совещание, и регистрируется в соответствующем отделе. Порядковые номера протоколам присваиваются на календарный год.
54. Административно-финансовой отдел ознакамливает с протоколами совещаний или иных мероприятий все отделы Управления для решения поставленных задач.
 
6. Порядок подготовки и оформления приказов
55. Правовые акты Управления оформляются в виде приказов в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан «Об административных процедурах» и настоящим Регламентом.
56. Приказы оформляются на государственном и русском языках на бланках установленного образца.
57. Подготовка проектов приказов осуществляется отделами Управления и согласовывается с административно-финансовым отделом.
58. Запрещается вносить исправления в подлинник приказа Управления после его подписания.
59. Внесение изменений и дополнений, прекращение действия приказов производится только приказами.
60. Подлинники приказов руководителя Управления хранятся в административно-финансовом отделе.
61. Ответственность за рассылку копий приказов несет административно-финансовый отдел.
 
7. Организация работы с документами
62. Корреспонденция, поступающая в Управление, в том числе полученная отделами нарочно или факсимильной связью, в обязательном порядке регистрируется в административно-финансовом отделе. На контрольных документах ставиться штамп «контроль».
63. После регистрации, документы передаются на рассмотрение руководству (руководителю, в его отсутствии - заместителю) через специалиста административно-финансового отдела, а в его отсутствие через ответственного работника отдела.
64. Специалист административно-финансового отдела несет ответственность за прохождение документа от руководства до исполнителя.
65. По контрольным документам специалист административно-финансового отдела должен зафиксировать визу руководства на контрольной карточке.
66. Документ, исполнение которого возложено на несколько отделов, передается им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается под роспись исполнителю, указанному в резолюции первым.
67. Если документ получен исполнителем непосредственно у руководства, то он обязан немедленно сообщить об этом специалисту административно-финансового отдела для регистрации документа.
68. Ответы на обращения и запросы государственных органов и других юридических лиц направляются в течение 1 (одного) месяца, если иное не установлено законодательством, либо руководством Управления.
69. Ответы на поступившие документы подготавливаются исполнителем на языке обращения. Визирование подготовленных документов на государственном языке производится административно-финансовым отделом, курирующим вопросы внедрения в делопроизводство государственного языка.
70. Документы, представляемые на подпись руководству, готовятся в 2-х экземплярах, с указанием в нижнем левом углу данных исполнителя (Ф.И.О., телефон исполнителя).
71. Второй экземпляр документа визируется непосредственным исполнителем документа и начальником соответствующего отдела.
72. При необходимости подписи руководителя Управления и заместителя скрепляются гербовой печатью Управления.
73. Документы правового характера (предписания), а также информации, запросы, направляемые в контролирующие, правоохранительные органы обязательно визируются начальником административно-финансового отдела.
74. Учет и регистрацию указанных документов осуществляет административно-финансовый отдел. Контроль за соблюдением сроков исполнения осуществляет внутренний контроль и административно-финансовый отдел, который еженедельно докладывает о сроках их исполнения на планерном совещании.
75. Претензионные и исковые материалы, заявления и другие документы в судебные органы готовятся административно-финансовым отделом, с участием других отделов.
76. Нормативные акты после изучения руководством, начальниками отделов передаются в административно-финансовый отдел. Акты, необходимые в работе какого-либо отдела, направляются ему копиями, контрольный экземпляр с оригиналом хранится в административно-финансовом отделе.
77. Материалы по расследованиям нарушений антимонопольного законодательства и Закона Республики Казахстан «О защите прав потребителей» не подлежат разглашению и ознакомлению лицами, не входящими в состав группы по проведению расследования. Материалы по проведению расследования регистрируются и по окончании передаются на хранение в административно-финансовый отдел.
78. Телефонограммы, исходящие из Управления подписываются в одном экземпляре, подлежат обязательной регистрации и отправляются инициатором запросов.
79. Передача дел в архив осуществляется в установленном порядке.
 
8. Рассмотрение писем, заявлений и жалоб граждан. Прием граждан
80. Обращения, жалобы и заявления граждан, поступающие в Управление, регистрируется в журнале административно-финансовым отделом, и передаются руководству Управления.
81. Начальники отделов Управления лично рассматривают все предложения, жалобы граждан в день их поступления, определяют конкретных исполнителей, устанавливает сроки подготовки ответа, контролируют своевременность их исполнения.
82. Корреспонденция, поступившая от граждан, рассматривается в срок до 1 (одного) месяца, со дня поступления в Управление, а не требующая дополнительного изучения и проверки не позднее 15 дней. В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительной проверки, сроки могут быть продлены с разрешения руководителя Управления или заместителя руководителя Управления, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
83. Обращения, заявления, жалобы граждан направляются в другие государственные органы для рассмотрения в соответствии с их компетенцией в срок не позднее 3 (трёх) рабочих дней со дня поступления в Управление с сопроводительным письмом. Заявителю направляется копия сопроводительного письма или сообщается об этом отдельным письмом.
84. Обращения граждан считаются разрешенными, когда рассмотрены поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы заявителям. Ответы даются на языке обращения.
85. По заявлениям граждан, направленным в Управление вышестоящими органами, при необходимости, направляются ответы в эти органы.
86. Руководитель, заместитель руководителя ведут личный прием граждан, представителей учреждений, организаций согласно графику, утвержденному руководителем Управления.
87. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены должностным лицом во время приема, то затрагиваемые в них вопросы излагаются в письменной форме и с ними ведется работа, как с письменными обращениями.
88. Административно-финансовой отдел ежемесячно составляет сведения о ходе рассмотрения заявлений и представляет их руководству Управления.
 
9. Порядок организации контроля и проверки исполнения нормативных актов и контрольных поручений вышестоящих органов
89. На контроль ставятся приказы и поручения вышестоящего Министерства, решения и поручения Акима Алматинской области, исполнение которых ограничено сроком.
90. Организация контроля и проверка исполнения предусматривает:
  • своевременное исполнение поручений вышестоящих органов, Акима области, руководителя Управления.
  • соблюдение соответствия документов, подготавливаемых в отделах, законодательству Республики Казахстан.
  • последовательное проведение принципа сочетания исполнения с организаторской работой по выполнению принятых решений, своевременное устранение выявленных в ходе осуществления контроля недостатков;
  • строгое соблюдение принципа персональной ответственности за порученное дело.
91. Контроль исполнения актов Президента и Правительства Республики Казахстан, Акима Алматинской области, в которых определены поручения, осуществляет внутренний контроль Управления и административно-финансовый отдел.
92. Ответственность за своевременное и качественное исполнение актов Президента Республики Казахстан и Правительства Республики Казахстан, Акима Алматинской области возлагается на начальников отделов, которым они направлены на исполнение.
93. Указанные документы поступают на рассмотрение руководителю и направляются на исполнение в двухдневный срок. Если в документах не указан срок исполнения и нет указаний начальника Управления, то устанавливается месячный срок исполнения, исчисляемый со дня поступления документов, а при наличии пометки «срочно» - десятидневный срок.
94. При поступлении корреспонденции, поставленной на контроль, административно-финансовым отделом оформляется регистрационно-контрольная карточка, установленной формы.
95. После возвращения документов, переданных на рассмотрение руководству Управления, в административно-финансовой отдел один экземпляр контрольной карточки вместе с документом, содержащим резолюцию руководителя управления, передается под роспись ответственному исполнителю.
Второй экземпляр контрольной карточки остается в административно-финансовом отделе.
Непосредственный контроль своевременного исполнения поручений возложен на внутренний контроль и административно-финансовый отдел. Для этого работники данного отдела ежедневно осуществляют постоянный контроль, и в случае предполагаемого нарушения сроков исполнения информируют о них начальников соответствующих отделов и заместителей руководителя.
96. Поступившие в отдел документы, с резолюциями начальника отдела, передаются непосредственно исполнителям.
За три рабочих дня, до окончания срока исполнения, административно-финансовый отдел делает соответствующее напоминание исполнителю.
99. При невозможности выполнения поручения в установленный срок, начальник соответствующего отдела в письменной форме (докладная записка на имя руководителя) ходатайствует об отсрочке исполнения с объяснением причин задержки исполнения и просьбой о продлении срок исполнения. Оформление продления срока исполнения осуществляется сразу после получения документа и не позднее, за чем три дня до истечения срока исполнения.
Мотивированное письмо об этом в вышестоящий орган направляется не позднее, чем за три дня до окончания срока исполнения за подписью руководителя Управления.
100. Сроки исполнения:
  • документы Администрации Президента Республики Казахстан и поручения – в месячный срок со дня их дачи, если не установлены другие сроки;
  • документы поручения Премьер-министра РК и его заместителей, Правительства Республики Казахстан – к указанному в них сроку или в месячный срок, исчисляемый со дня поступления документа в Управление, а при наличии отметки «срочно» - в десятидневный срок.
101. Письма и заявления граждан:
  • в срок до 1 (одного) месяца со дня поступления в Управление, а не требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее пятнадцати дней;
  • обращения граждан, не относящиеся к компетенции Управления, - в 3 (трех)-дневной срок с момента поступления направляются в соответствующие органы, с сообщением об этом заявителю.
102. Непосредственный исполнитель, которому передан документ, может отмечать на титульном листе дату получения и при необходимости время.
103. После исполнения поручения документ предъявляется в административно-финансовой отдел вместе с карточкой, где делается отметка о снятии с контроля. Итоговый документ должен иметь реквизиты, предусмотренные правилами делопроизводства. Датой исполнения считается дата, когда документ подписан уполномоченным на то должностным лицом (руководителем Управления или заместителем руководителя).
 
9. Финансирование и материально-техническое обеспечение
104. Финансирование и материально-техническое обеспечение Управления осуществляется за счет средств местного бюджета.
105. Приобретение товаров и услуг для нужд Управления, производится в соответствии с нормативными правовыми актами по организации и проведению государственных закупок.
106. Материально-техническое обеспечение Управления и сохранность имеющегося имущества, осуществляется работниками административно-финансового отдела.
107. Ответственность за бесперебойную организацию работы Управления возлагается на административно-финансовый отдел.